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首頁 > 海南會議 > 會議餐飲安排
會議餐飲安排
更新日期:2008-1-30 11:24:11

會議餐飲安排

1. 在預算內設計菜單
設計菜單時要考慮花在餐飲上的預算開支有多少,最好的辦法是和餐飲部經理、會議服務部經理、餐飲主管等仔細商量。在選菜時還必須考慮與會議的既定目標和目的相符。

六點建議:

1.考慮會議類型和會議目標;

2.考慮娛樂因素(發言人、音樂、跳舞);

3.考慮較受歡迎的菜,新口味或特色菜品,還要考慮當地是否能提供;

4.考慮房間的大小,聚會人數的多少,以及聚會場所;

5.考慮服務類型和客人背景;

6.考慮計劃的聚餐時間長短。

2. 餐飲活動包括以下幾種形式

早餐:早餐事物范圍的選擇范圍很大。可以是正規的復雜早餐,也可以是自助早餐。品種多樣的自助早餐會讓人“各食所需”。

會場休息期間的茶點。一般供應咖啡、茶或其他飲料,有時有食品,有時沒有。

午餐:午餐如何安排,主要看下午計劃做些什么。一般來說,午餐不宜大吃大喝,以免影響下午的會議安排。

正式晚餐:晚餐食物的選擇比較寬松,工作了一天,可以輕松歡宴了。

招待會:它可以作為正式餐宴的引子,也可以僅舉行招待會。招待會的目的決定招待會的食品選擇。

為將以上工作做好,應努力為與會者選擇健康型的、美味的、人們愛吃的配餐,以便會議期間的每一天,與會者們都感到精力飽滿,心情愉快。

3. 時間上的協調

會議籌劃人員與酒店或其他機構的協調對會議的各項活動的順利進行是很重要的。如果會議上午的活動沒能按計劃進行,那么似乎午餐也會與時間脫節(或提前或推遲),這些臨時變化都必須及時告知會議服務經理,以便廚房能按新的時間安排來調整行動。

娛樂安排:

會議一般要為與會者及其隨行人員安排一次或幾次特別活動。特別活動可以是在會議正在召開時組織與會人員進行的項目,也可以是會議期間專門安排的與會者及其隨員共同參加的活動。

了解與會者的身份:為與會者安排活動之前要了解他們的身份背景。他們是否與去年的與會者一樣?今年的新的與會者,可以為他們安排以前成功的活動嗎?如果與會者還是去年那一群人,那么活動不必比去年的更大或更好,但卻必須與去年的活動有所不同。

由于不同會議的與會者有不同的性格特點,所以計劃的主要責任就是活動要適合與會者的口味。

會議餐飲安排細節:

餐飲可以由服務人員送餐或自助餐方式,如果在餐會中還安排演講,用服務人員送餐方式比較好,一般服務人員送餐的價格比自助餐高,自助餐食物種類較多,因為較難控制食物量,比服務人員送餐較花時間。這些都需要好好規劃。 細則:將下列的核對清單交給酒店餐飲部經理:

3. 時間上的協調

1.預計多少人?
2.選擇什么顏色的桌巾與餐巾(選擇一種或多種顏色)?
3.主桌和其他桌要如何擺飾?
4.多少人坐在主桌?主桌需要放在舞臺上嗎?
5.主桌是否需要講臺和麥克風?
6.講臺位置在哪里?需要哪種麥克風?
7.主桌是否也要供餐,還是哪些貴賓在餐后才來?
8.如果采用自助餐,主桌人也自行取用,還是請服務人員先給他們盤子?
9.是否需要預留其他位子給貴賓(如果需要,在邀請函中就要告訴他們桌號或者派人在門口迎接)?
10.是否要收取餐券?事先告訴餐飲部經理并提供"餐券樣本"。
11.如果來的人沒有餐券應如何處理?
12.是否在主桌的人也要求給餐券?
13.是否在宴會廳外面放置報到桌或接待桌?在主桌旁是否要放置獎品桌?
14.晚宴的菜單、節目表是否放在桌上或是在入口處分發?
15.是否另外需要一個房間讓貴賓們在晚餐前休息?
16.有人節食、素食等特別安排,如果有最好事先告知。
17.是否要掛布標?
18.是否需要衣帽間?
19.受獎人坐在主桌還是臺下,如果是后者,是否要替他們預留位子?他們如何上臺?
20.當受獎人上臺時是否需要投射燈,燈光打在演講者或司儀?
21.是否要安置視聽設備?
22.是否需要背景音樂或跳舞音樂?是否演奏者坐在舞臺上?
23.是否有表演節目,舞臺大小是否足夠,如果有表演,舞臺尺寸和高度多少?
24.舞臺四周是否要裙邊?上面要不要地毯?歷是否需要預演?何時?
25.什么時候開門讓客人進來?
26。每一程序的時間安排、前奏音樂或表演、用餐時間、正式節目和演講、跳舞等。
27.洗手間在哪里,如果門口仍有人看守時,如何讓上洗手間的人回來?


主題節目:

主題節目可以很簡單只有一個樂隊表演,或盡心安排特別節目。如果預算允許,就可以特別設計,有時常以會議當地特色作主題,飯店或會議中心宴會人員可能留存一些當地主題的東西,如果你需要可借用,這樣布置費用就比較節省。與餐飲部經理討論"主題",他們有各種不同主題的活動,可建議你以前做得很成功的案例,同樣地創新概念,如果你對布置或娛樂節目沒有概念,宴會人員可以一起包辦。如果由自己負責,通知宴會人員所有安排都是外包,如節目、背景、特殊家具、燈光、視聽設備,并告訴他們什么時候會來布置、舞臺放在哪里、什么時候拆除。主題活動的位置圖特別重要,避免擁擠在入口,餐飲部分也要畫一份平面圖,顯示每個位置需要多少空間。以主題來設計通知、邀請函和指示牌。會場的餐飲:以往會議中心的餐飲項目有限,只有"點心",現在越來越多的會議中心以簽約方式引進全套餐飲服務,目的是要和飯店競爭,給開會與展覽團體提供服務。最先要考慮的是會議中心廚房的位置,供菜的路線如何?在大型活動時廚房與宴會地點距離很遠可能是一個重大的錯誤。討論基本服務需求如咖啡點心怎么安排,大型會議在短時間要提供上千人食物,詳細與會議中心代表和合約商討論,或許你可以考慮由飯店承辦外燴。也要了解會議中心是否可供酒,有時只允許在某一時間內使用。有些會議中心主辦單位還要申請臨時許可證提供啤酒和酒類。

成本控制:

餐飲成本除了食物外還包括采購、會場座位布置、服務、清潔和燈光、視聽設備等,所以議價空間很小。要求提供幾種不同菜單,再討論菜單內容。如果在同時間還有其他活動,使用相同菜單是否較便宜,在茶點時間使用紙杯是否比使用瓷器便宜?重要的是內部控制,如果報名費中包括餐飲,最好使用餐券,因為有些人并不一定參加所有活動,以餐券比較準確。如果你能確認出席人數,將會減少浪費,這是一個慣例,如果人數在某一定數目之下仍要以基本數計算,預算通常在餐飲決定前編列,詢問餐飲部經理這樣會比編列預算增加多少百分比。很多沒有經驗的人做預算時忘了包含稅金和小費,如果你是請大會重要人士來負責選擇菜單,最好價格已包括稅金和小費。

保證數量:

餐飲部經理通常要求你在活動前48小時給予保證數量,雖然有時活動在星期一或星期二,但是要求你在周末前確定保證數量,如果需要較多時間決定名單,可能同意在48小時前提出保證數量,而在24小時前給最后確定數量,但是絕對不能少于24小時。慣例來說有個伸縮性,比例約3%-5%,基本上來說通常會多準備5%的分量,例如保證200人會準備210份,不要忘記加上主桌及工作人員。



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