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會議策劃流程
更新日期:2008-1-30 11:26:38

會議策劃流程

會議策劃無論是什麼行業的企業或單位舉辦會議,不論籌劃此會議的籌劃者經驗是否豐富,單純站在舉辦方的立場與角度上看問題,都會面臨各種問題:
1:需要做些什麼?
會議有各種類型,不同的會議需要不同的環境,召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息,通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。
2:誰來籌劃會議?
從秘書到公司總裁,每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃,只不過有人是專職從事這項工作,有的是兼任此職,此外還有其他職責。無論是專職還是兼職,最終結果,是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。

會議籌劃者的職責:作為會議籌劃者,要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。
* 善于與人共事
* 善于注意小節
* 善于解決問題
* 善于與人協商
* 能夠管理會議財務事宜
* 熟悉酒店運作
* 能夠安排恰倒好處的菜單
* 能夠熟練操作電腦
* 能夠熟練地與視聽服務公司打交道
* 能妥善接待貴賓和外國客人
* 熟知各種禮儀
* 行事果斷、執著
會議籌劃者的任務:
* 制定計劃,確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標

* 制定會議議程
* 了解可供使用的場所和設施情況
* 選擇或提議合適的場所
* 檢查并比較各項設施
* 安排交通事宜
* 協調會務工作人員的活動
* 招收、培訓會務人員和廣告人員
* 制定可行預算或按既定預算安排有關工作
* 確定各項工作的時間安排
* 視察選定的場所和設施
* 與各有關方面進行接洽(運輸公司、旅行社、視聽服務公司)
* 確定印刷公司
* 安排食品、飲料有關事宜
* 討價還價
* 同會議發言人和各位貴賓進行聯系

3:主要會議類型:
* 銷售會議:一般是為了宣布開始銷售某種產品或銷售期限。例如季度銷售會議,或者是對前一個銷售期間進行總結和表彰。
* 年會:可以是公司股東大會,也可能是行業協會每年一次的會員大會。
* 產品發布會:是為了向專業群體和消費者介紹和推廣某一新產品。
* 研討會:是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。
* 專業會議:是就某個領域的問題進行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。
* 獎勵會議:是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現進行表彰獎勵。
* 培訓會議:一般要用至少一天,多則幾周時間開展培訓活動的會議。這類培訓需要有特定的場所,培訓內容高度集中,由某個領域的專業培訓人員教授,而且通過培訓要實現某些目的和目標。
4:會議籌劃步驟:
?目的和目標:確定會議的目的和目標、制定會議議程是會議的重心所在。會議的目標和目的有以下一些:
* 培訓 * 通知 * 教育 * 探討問題 * 做決策
* 引入新事物或介紹新人員
* 激勵 * 開發 * 展示 * 促進與改善 * 解決問題
* 討論如何贏利 * 贏利
5:在你籌劃一個會議時,你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果,如果你們的意見相符,你就可以做下一步的籌劃了:
* 預計召開會議的日期;
* 會議預計召開幾天;
* 打算在什麼地方召開會議;
* 會議形式或程序是什麼;
* 需要多大的場地;
* 以前開過這樣的會議嗎?結果如何;
* 將有多少人到會;
* 會議預算是多少;
* 與會者對費用開支很在意嗎?
* 打算選用什麼級別的酒店和設施;
* 打算選用最高級的房間標準是什麼;
* 誰來制作會議邀請函;
* 會議需要向與會者打印相關資料嗎?
* 會議的發言人有哪些?
* 會議需要什麼樣的視聽設備;
* 需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次;
* 與會者可以攜帶家屬嗎?
* 打算為與會者安排一些特別活動嗎?打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎?是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎?
* 有誰來承擔這些活動的費用。
只要告訴我們您對會議的要求,剩下的就由我們來為您服務,我們將會為您提供最明細的會議策劃、最優質的服務,相信以我們的能力和實力定能讓您此次會議滿意而歸,滿載而歸



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